Làm việc ở Nhật: 9 nguyên tắc khi báo cáo lên cấp trên

1. Xem cấp trên có tiện để bạn báo cáo không?

Để lắng nghe bạn báo cáo cấp trên luôn bận rộn của bạn phải dành ra một phần thời gian. Do đó về nguyên tắc bạn cần phải xác định xem đối phương có tiện không. Không chỉ cấp trên mà cả bậc tiền bối, đồng nghiệp… Nếu như không phải là việc quá gấp và đối phương đang bận thì nên báo cáo sau hoặc ghi lại lời nhắn.

2. Báo cáo trực tiếp với người đã ra chỉ thị

Khi báo cáo mà lại thông qua một người khác thì không gọi là báo cáo. Cần phải báo trực tiếp với cấp trên, người đã chỉ thị cho bạn.

3. Nếu là báo cáo quan trọng thì ngay lập tức thực hiện

Dù cho cấp trên có bận, nhưng nếu báo chậm làm ảnh hưởng đến công việc thì tốt nhất cần báo trực tiếp với cấp trên của bạn ngay lập tức.

4. Khi báo cáo cần báo kết luận trước

Vì bận rộn nên cần luôn muốn biết trước kết luận của một báo cáo. Do đó, cần báo kết luận trước và ngắn gọn. Sau đó nếu như đối phương yêu cầu giải thích thì mới báo cáo về quá trình, phân tích…

5. Báo cáo riêng “sự thật” và “ý kiến, dự đoán”

Cần lưu ý rằng các sự thật khách quan cần được truyền tải một cách chính xác. Với ý kiến hoặc dự đoán của bản thân thì tốt nhất nên nói rõ để không làm sai lệch đánh giá.

6. Nên báo cáo bằng chữ hay trực tiếp?

Nếu vội hoặc có thể báo cáo một cách nhanh chóng thì nên báo cáo trực tiếp bằng miệng. Khi đối phương đi công tác nên gọi điện để báo cáo. Khi nội dung báo cáo phức tạp, có các dữ liệu, đồ thị.. thì nên báo cáo thành văn bản.

7. Báo cáo thường xuyên

Ví dụ những báo cáo như “có vẻ như cần nhiều thời gian hơn dự định/hoặc sớm hơn dự định”, thì không đợi đến khi xong mới báo mà nên báo trước. Làm như thế cấp trên của bạn sẽ nắm được tình hình về lập cho các kế hoạch tiếp…

Với các công việc dài hạn, cần ít nhất một ngày một lần hoặc khi một tiến độ nào đó được hoàn thành. Việc báo cáo thường xuyên như vậy làm cho cấp trên của bạn có thể an tâm hơn.

8. Nếu xảy ra sai lầm hoặc rắc rối cần phải báo cáo ngay

Cấp trên của bạn cần phải biết điều này. Hãy cố gắng bình tĩnh báo cáo để cấp trên của bạn nắm bắt tình hình cũng như đưa ra phương án giải quyết hoặc chỉ thị, lời khuyên dành cho bạn.

9. Khi báo cáo cần mang theo sổ ghi chú

Khi báo cáo lên cấp trên, có thể bạn cũng nhận được chỉ thị tiếp theo. Do đó, không chỉ khi báo cáo mà ngay cả khi liên lạc, trao đổi … việc mang theo sổ ghi chú là một văn hoá cơ bản.